Ах, ГОСТы — эти загадочные свитки правил и регламентов, которые словно древние манускрипты лежат в недрах Росстандарта. Кто-то скажет: «Зачем нам ГОСТы? Пусть бумажки сами себя оформляют!», но нет — без них в мире документов царил бы настоящий хаос, сравнимый разве что с попыткой найти нужный файл на рабочем столе после пятилетнего накопления «важных» папок с названиями вроде «Новая папка (2)».
Основной массив нормативных актов, как выясняется, рождается в недрах Госстандарта, ныне известного как Росстандарт.
Именно здесь создаются ГОСТы — стандарты, регулирующие всё: от оформления документов до того, как именно должен выглядеть штамп на бумажке. Представьте себе: без этих правил каждый мог бы подписывать договоры каракулями или вообще рисовать смайлики вместо подписи! Помню анекдот про офисного сотрудника: «Начальник говорит — подпиши документ.
Сотрудник спрашивает: “А какой у нас ГОСТ по каракулям?”». Ну а теперь серьезно — таких шуток не будет, ведь ГОСТ строго определяет и состав реквизитов документа, и расположение печати.
ГОСТы классифицируются по двум главным признакам — уровню юридической силы и содержанию. Это почти как сортировка носков после стирки: одни идут в стопку «государственные», другие — «отраслевые», а третьи — «региональные». И не забывайте международные стандарты!
Они как гости из-за границы на корпоративе: вроде бы не всегда официально приглашены, но влияют на атмосферу и стиль общения. Например, международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) пока не утверждены официально российскими властями, но многие компании придерживаются их так же ревностно, как бухгалтер придерживается калькулятора во время налоговой проверки.
Если копнуть глубже в содержание ГОСТов, то можно увидеть целую палитру документов для делопроизводства.
Тут тебе и оформление документов (чтобы каждый лист был красивым и аккуратным), и организация документооборота (чтобы бумаги бегали по офису быстрее курьера с пиццей), и хранение документов (чтобы архив не превратился в склад старых газет), и ведение электронного делопроизводства (ведь даже самые старые бумажники постепенно переходят в цифровую эпоху).
Возьмём для примера ГОСТ Р 6.30-2003 — когда-то он был королём организационно-распорядительной документации, регламентируя всё от уставов до писем сотрудникам с просьбой не оставлять чашки грязными в офисной кухне. Но времена меняются, и этот стандарт уступил место новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём прописано всё: какие реквизиты должны быть у документа (даже если это заявление на отпуск), правила оформления (даже если вы решили использовать шрифт Comic Sans), виды бланков и схемы расположения всех этих важных деталей на бумаге или электронном файле.
Другой интересный персонаж из мира стандартов — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (а теперь уже версия 2019 года).
Он словно мудрый наставник учит нас управлять документами так же тщательно, как бабушка следит за порядком в доме. В нем объясняется всё про метаданные документов (кто бы мог подумать!), распределение ответственности за документы (чтобы никто не сказал потом «это не я!»), мониторинг процессов и обучение сотрудников обращению с бумагами.